米沢市立病院では、三友堂病院、国立病院機構 米沢病院とともに、「置賜地域病院予約システム」として、地域からの紹介予約や検査予約の受付のため、メディグル予約を導入されました。副院長・サポートセンター長の佐藤医師と、患者サポートセンター 地域医療連携担当の石黒様に、導入前の課題から現在の活用状況、今後の展望まで、詳しくお話を伺いました。

導入前の課題

・約24年間使用してきた予約システムの老朽化が進み、サーバー容量の制約やセキュリティ、障害対応への不安が顕在化していた
・システム仕様上、利用できる医療機関数に上限があり、すべての診療所が参加できない状況が生じていた

導入後の効果

・システム継続利用への不安や、医療機関数の上限といった、従来システムにおける懸念点が払しょくされた
・導入に伴い運用ルールを整備したことで、急ぎの受付対応が減り、落ち着いて予約業務にあたれるようになった
・予約業務量は増加しているものの、人手不足の状況下でも、新たな人員を増やすことなく業務を継続できている

ーまず、メディグル予約導入前には、どのような課題がありましたか？

石黒様：
当院では、米沢市医師会・地元企業が開発した病院予約システムを、約24年間使用してきました。ただ、機器の老朽化が進み、サーバー容量にも限界があり、これ以上ユーザーやアカウントを増やすことができない状況でした。セキュリティ面や障害発生時のリスク対応も難しくなっており、「いつまでこのシステムを使い続けられるのか」という不安が常にありました。

また、従来のシステムでは利用できる医療機関数に制限があり、実際には開業医全体の約8割程度しか利用できていませんでした。残りの約2割は、医療機関数の制限、導入に必要な機器費用の負担や、高齢で新しい仕組みに抵抗感があることなどが理由で、システムを使えない、あるいは使わない状況にありました。
地域医療連携を考えたときに、「使いたい医療機関が使えない」「地域外の医療機関には広げられない」という制約は大きな課題でした。今後、置賜地域だけでなく近隣市町村の医療機関にも利用を広げたいという声が出てくる中で、従来の仕組みでは限界が明確になっていました。

ーシステム選定はプロポーザル方式でしたが、評価のポイントはどこにありましたか？

佐藤副院長：
操作性そのものは、システムごとで決定的な差を感じていたわけではありません。その中で決め手になったのは、やはりコスト面でした。
当初は、初期・月額費用で想定していた金額を、メディグル予約は大きく下回る提案でした。「本当にこの金額の運用でよいのか」と思ったほどです。

石黒様：
ランニングコストは特に重視していました。他社のシステムでは「予約枠数に応じて費用が増える」仕様のものもあり、将来的に利用医療機関や予約数が増えた際のコスト増が懸念でした。
メディグル予約は、予約枠数に上限がなく、一定額で運用できる点が明確でした。将来的な拡張を前提に考えたときに、コストが読みやすいことは大きな評価ポイントだったと思います。

ー置賜地域で3病院が共同導入された背景を教えてください。

石黒様：
以前のシステムでは、ログイン後に病院を選択してから診療科予約を行う仕様でした。そのため、新しいシステムを導入するにあたっても、診療所の先生方が戸惑わないよう、操作性や考え方をできるだけ踏襲したいという要望が医師会からありました。
一方で、新システムについては、医師会管理ではなく、導入する各病院がそれぞれ管理する形にしたいという意向もあり、調整は簡単ではありませんでした。当院が中心となり、以前のシステムを利用していた病院の担当者や米沢市医師会を交えた委員会を立ち上げ、仕様や運用、費用負担について何度も協議を重ねました。
三友堂病院様は地理的にも近く、これまでも連携が密だったため導入に賛同いただきました。また、国立病院機構米沢病院様については、放射線検査予約をシステムで一元管理したいというニーズと合致し、最終的に3病院での同時運用が実現しました。

佐藤副院長：
以前の予約システムを使用していたものの、今回の導入を見送った病院の中には、慢性期医療が中心で紹介件数が多くないことから、慎重な判断をされたところもあります。
また、これまでは医師会管理のシステムであったことから無償で利用できていた病院にとっては、新たに費用が発生することへの心理的なハードルもあったと思います。

石黒様：
一方で、診療所の先生方からは「予約システムを使えなくなった病院にも再度導入してほしい」という声も聞いています。実際に使ってみないと利便性が伝わりにくい部分もありますので、今後、見直しのタイミングで検討いただける可能性はあると考えています。

※実際の3病院様での予約システム入口画面

ー現在の活用状況と、導入後に感じている変化について教えてください。

石黒様：
現在は23診療科に加え、CT・MRIなどの放射線検査予約でメディグル予約を活用しています。運用上は、システムで設定されている予約枠を基本とし、電話やFAXで予約を受け付ける場合でも、必ずシステム上で空き状況を確認したうえで対応する形に統一しています。

業務効率の面では、以前から予約システム自体は利用していたため、導入前後で単純に比較できる部分は多くありませんが、翌日の診療予約を受け付けない運用に変更したことで、「急いで処理しなければならない」場面が減り、業務の進め方に余裕が生まれたと感じています。
その結果、落ち着いて予約対応ができるようになり、電話応対時の聞き漏れや聞き間違いといったインシデントの抑制にもつながっています。人手不足の状況は変わっていませんが、本来であれば人員増が必要となる業務量を、新たな人員を増やすことなく、現行の体制のまま対応できている点は、大きな効果だと捉えています。

ー導入準備や地域医療機関への周知は、どのように進めましたか？

石黒様：
以前のシステムを利用していた診療所を中心に、チラシ配布を行いました。また、医師会・歯科医師会の総会や会合に出席し、メディグル予約の概要や操作方法について説明しています。
加えて、センター長と一緒に診療所を個別訪問し、直接説明する取り組みも行いました。実際に顔を合わせて説明することで、不安や疑問をその場で解消できた点は大きかったと感じています。

佐藤副院長：
置賜地域の医師会員が集まる会合では、講演の機会をいただきました。これまで電話やFAX中心で行ってきた予約業務をWeb化することで、病院・診療所・患者の三者すべての負担が軽減されること、そして将来的には置賜地域全体で一つの予約基盤を持つ意義についてお話ししました。

ー診療所からの要望には、どのように対応されていますか？

石黒様：
診療所の先生方からは、「システム自体は理解できるが、最初の設定や操作が不安」という声も少なくありませんでした。そのため、要望があれば私が診療所へ伺い、アカウント取得後、パソコンのデスクトップにショートカットを作成するところまでサポートしています。
具体的には、ブラウザの立ち上げ方やログイン方法、ショートカットからすぐに予約画面を開ける状態を一緒に確認し、「朝一番に立ち上げておけば、あとは予約を取るだけで使える」状態を作ることを意識しています。
予約システムを導入しても使用していただけなければ業務は良くなりません。アカウント発行・基本的なサポートはメディグルで行っていただけますが、導入初期は病院からも手厚くサポートしました。

佐藤副院長：
特にご高齢の先生やIT操作に不安を感じている方にとっては、「自分で設定しなくていい」「困ったら来てくれる」という安心感は大きいと思います。実際に一度説明して環境を整えてしまえば、その後は大きなトラブルもなく使えている診療所がほとんどです。
診療所側の負担をできるだけ下げることが、結果的にシステムの利用拡大につながっていると感じています。

ー紹介・検査予約のWeb化について、どのような意義を感じていますか？

佐藤副院長：
一番は、関わる人すべてが楽になることだと思っています。診療所も病院も、そして患者さんもです。電話対応が減ることで、人件費の抑制や業務の平準化にもつながりますし、将来的にはカスタマーハラスメントの予防にもなると考えています。

石黒様：
現場は慢性的に人手不足ですが、システム導入によって業務量が増えても、結果的に人員を増やさずに対応できています。本来であれば人を増やさなければならない状況を、システムが補ってくれていると感じています。

ーWEB予約活用の今後の構想について教えてください。

佐藤副院長：
将来的には、置賜地域で一つの予約基盤を持ち、どの診療所からでも地域内の病院にスムーズに紹介できる仕組みを作りたいと考えています。そうすることで、病院・診療所・患者のすべての負担がさらに減るはずです。
現時点では、地域によって温度差があるのが実情ですが、予約システムのような仕組みは、使ってみて初めて便利さが分かる部分も大きいと思います。まずは置賜地域で実績を積み、その成果を発信していくことが重要だと考えています。

石黒様：
病診連携にとどまらず、病院同士の連携も含めて、予約を軸にしたスムーズな医療提供体制を構築していきたいと考えています。地域全体がデジタル化に対応できる基盤づくりの一つとして、今回の取り組みを位置づけています。
そのため、今後もシステムの改善や活用範囲の拡大に期待しています。