東可児病院は、岐阜県可児市に位置し脳神経外科、整形外科、循環器内科、内分泌内科を中心に、血液浄化センターやリハビリ施設を完備し、一次・二次救急医療を提供する地域密着型病院です。
紹介検査（共同利用）予約および脳ドック予約にmedigle予約をご導入いただいています。
今回の取り組みにより、紹介検査予約の7〜8割がWEB経由へ移行し、予約調整の電話対応を大幅に削減。検査を止めずに業務を回せる体制を実現しました。
今回は、実際に運用を担う放射線部・玉置様に、導入前の課題から現在の効果、そして今後の展望まで詳しくお話を伺いました。

導入前の課題

・診療放射線技師が予約対応を行うため、患者様を待たせてしまうことが常態化
・電話予約対応が1件5〜10分かかり、午前中だけで4〜5件が積み重なる負担があった 

導入後の効果

・予約の7〜8割がWEB経由へ移行し、検査中の電話対応がほぼなくなった
・紹介、共同利用、脳ドックなどの予約検査をmedigle予約システムで一元管理することで、ダブルブッキングが防止され、業務の平準化にもつながった

ーmedigle予約導入前の状況・課題を教えてください。

玉置様：
当院の紹介検査の予約は、クリニック様から医事課に電話が入り、放射線科に転送され、私たち診療放射線技師が直接日程調整をする運用でした。

この運用の一番の課題は「検査中に電話が鳴ること」です。
例えばCTやレントゲン撮影中に電話が入ると、検査中の患者様にお待ちいただき、電話対応を終えてから検査を再開する、という状況がありました。午前中の忙しい時間帯には4〜5件ほど電話が入ることもあり、1件5～10分でも積み重なると大きな負担になります。業務が止まること自体が大きなストレスであると同時に、患者様の負担にもつながっていたため、大きな課題を感じていました。

脳ドックについても電話予約が中心で、コース説明やMRIの注意事項、手術歴の確認などを1件あたり５分から10分ほどかけて対応していました。特に高齢の方の場合はさらに時間がかかることもあり、時間的な負担が大きい業務の一つでした。

ーWEB予約導入後、どのように業務は変化しましたか。

玉置様：
変化として一番大きいのは、電話がほとんど鳴らなくなったことです。
WEB予約で入った分は、夕方に医事課がIDを発行し、まとめて放射線科へ共有されます。これにより、午前中の忙しい時間帯に業務が中断されることがなくなり、午後の比較的落ち着いた時間帯に予約業務ができるため、うまく業務分散につながりました。

電話予約はクリニック様側も患者様を目の前にして予約対応をしていらっしゃるので、「今忙しいので後でかけてください」、「午後の時間に予約の電話を」という運用は基本的にできない背景があります。

WEBであれば、双方が時間の都合の良いところで予約の取得が可能ですので、非常に助かっています。以前は、検査を止めて電話対応をすることが日常でしたが、今はほぼありません。検査が止まらないというのは、想像以上に大きな改善です。
また、電話予約も含めてすべて同じWEB予約枠で管理しているため、枠の不公平やダブルブッキングも防げています。予約が一元管理できる点も運用上の安心材料になっています。

ー脳ドック予約のWEB化についてはいかがでしょうか。

玉置様：
脳ドックは40～60代の働いている世代も多く、「平日のこの時間内に電話してください」という予約方式はハードルが高いと感じていました。24時間365日、手元から予約できる仕組みは、患者様にとって大きなメリットだと思っています。

電話対応は完全になくなったわけではありませんが、総数は確実に減少しました。特に若い世代はWEBへ自然に移行しています。
多治見市の脳ドック案内にQRコードを掲載していただいたことも大きな転機でした。市から送付される案内にコース内容とWEB予約QRが載ったことで、「どういうコースですか？」という問い合わせが激減しました。検査の件数は減ることなく、自然にWEBへ移行した形です。

ー地域医療機関への周知と反応はいかがでしたか。

玉置様：
クリニック様へは資料を作成し、実際に訪問してご説明しました。スマートフォンで操作を見せながら、「これだけで予約できます」と実演すると、興味を持ってくださる先生も多かったです。
現在、紹介検査の予約は7～8割がWEB経由になっています。

ただし、電話のほうが楽だと感じる先生や、タブレット環境が整っていないクリニック様もあり、完全移行ではなく、選択肢として提示しながら徐々に広げています。今後もご挨拶などのタイミングで、改めてご案内することも検討しています。

ー導入効果として、最も改善された点はどこでしょうか。

玉置様：

やはり予約調整の電話対応の削減です。
検査を止めることがほぼなくなり、本来の業務に集中できるようになりました。まだ予約件数自体が大きく増えた訳ではありませんが、「業務負担を減らしながら件数を維持できている」ことは大きな成果だと思います。

さらに、予約が均等に分散されるようになり、「この日は極端に忙しい」「この日は極端に余裕がある」という偏りが少し緩和されました。結果として、業務の平準化にもつながっています。

ーWEB予約の意義をどのように感じていますか。

玉置様：

当然のことながら、患者様にも都合があり、病院側にも対応できる時間帯やマンパワーに制限があります。その補完役としてWEB予約があることで、双方の無駄な待ち時間を減らすことができ、効率化につながります。
今はレストランや商業施設も、予約はWEBが当たり前になりつつあります。医療もその流れの中にあると感じています。

今回の導入は、当院にとってDXの第一歩のような存在です。 この取り組みがきっかけとなり、病院全体のDXが進み、他の予約業務や検診にも広げていきたいと考えています。

ー地域医療への影響についてはどのように感じていますか。

玉置様：
WEB予約のインフラを整備することで、地域の医療機関との連携面では貢献できていると思います。 また、脳ドックの予約に関しては、患者様のスマートフォンから24時間365日予約取得可能な環境を提供しているため、アクセスのしやすさは向上してるのではないかと考えます。
脳ドックのような予防医療は、「受けようと思うきっかけ」が重要です。QRコードやWEB予約があることで、手元で簡単に予約できる環境を提供することが、その一つのハードルを下げる大きな役割を果たしていると感じます。

また、クリニック様にとっても、診療の合間に電話をすることなく、手元で予約を完結できることはメリットであると考えています。
連携のしやすさという意味で、地域全体の効率化に少しは寄与できているのではないかと考えます。

ー今後の展望について教えてください。

玉置様：
今後は、がん検診などの予約にもWEBを広げていきたいと考えています。
また、クリニック様への導入の啓蒙も続けて行こうと考えています。導入クリニックが増えれば、電話対応はさらに減ると考えます。

medigleさんの予約システムに対しては、よりシンプルかつユーザーフレンドリーなレイアウトや導線を期待しています。クリック数が少なく予約完了まで進める設計になれば、高齢の患者様にも使いやすくなると思います。

「検査数を減らさずに、業務が軽減できる」という状態を維持しながら、生産性向上につなげると同時に本来の検査業務に集中できるように、さらに活用範囲を広げていきたいと考えています。